FAQ EU-Projektmanagement Folge 09: Horizon 2020 - Vermeidung von Abrechnungsfehlern

Im Oktober 2019 hat die Europäische Kommission einen Bericht über die Ergebnisse der von ihr veranlassten Audits¹ veröffentlicht, die seit Beginn des Rahmenprogramms 2014 durchgeführt wurden. Im Rahmen der Audits überprüft ein von der EU-Kommission bestellter Wirtschaftsprüfer die korrekte und zweckmäßige Abrechnung der Projektmittel. Die meisten Fehler (70,5 %) entstanden bei den Personalkosten. Die anderen 30 Prozent teilen sich die Kategorien „Sonstige Güter und Dienstleistungen“ (10,7 %), „Unteraufträge“ (9,9 %), „Equipment“ (6,6 %) und „Reisen“ (2,4 %).

Genauigkeit und Dokumentation sind das A und O

Zur korrekten Berechnung der Personalkosten ist die Bestimmung der Jahresproduktivstunden der Mitarbeiter im Projekt entscheidend, mittels derer der Projektstundensatz berechnet wird. Von den drei Ermittlungsoptionen ist die „fixed number of hours“-Option am wenigsten fehleranfällig, bei der immer 1720 Produktivstunden pro Jahr (bei Vollzeitbeschäftigung) zugrunde gelegt werden. Für alle Optionen gilt, dass sie in dem jeweiligen Geschäftsjahr kontinuierlich und konsistent für eine Personengruppe angewandt wird. Ebenso wichtig ist das Rechnen mit tatsächlichen Kosten, d. h. die gemäß üblicher Betriebspraxis entstandenen Kosten, die buchhalterisch erfasst und überprüfbar sind.  
Unerlässlich ist die korrekte Dokumentation der im Projekt geleisteten Stunden, d.h. die „Time Sheets“ dürfen keine Ungereimtheiten zulassen. Das gilt auch für die regelkonforme Abrechnung der Sachkosten. Fehlen Belege für die Einhaltung der Ausschreibungsregeln oder das Anschaffungsprinzip „Best Value For Money“, werden die Kosten eventuell als nicht förderfähig eingestuft. Zur Dokumentation gehört auch, die direkte Notwendigkeit einer Anschaffung für die Erreichung des Projetziels darzulegen. Unteraufträge können dann zu Risiken im Laufe des Projekts werden, wenn sie im Antrag nicht vorgesehen sind und ohne Ergänzungsantrag in Anspruch genommen werden. Eine schriftliche Absicherung durch ein sogenanntes „Amendment“ ist daher ratsam.

Haben Sie Fragen zur Abrechnung oder Förderfähigkeit von Kosten in Ihrem Projekt? Unser HelpDesk  hilft Ihnen weiter: helpdesk@no-spam-pleasebayfor.org


¹ Referenznote Ref. Ares (2019)6340585: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/comm/190305_avoiding-errors-when-claiming-costs_en.pdf

Dieser Beitrag ist Teil des E-Mail-Newsletters Ausgabe Dezember 2019. Zum gesamten Newsletter gelangen Sie hier.