FORFLEX

Emergentes Prozessmanagement mittels situierter Prozessmodelle

Zusammenfassung

Traditionelle Ansätze des Geschäftsprozessmanagements, die von einheitlich und langfristig definierten Prozessmodellen und deren Unterstützung durch standardisierte Software ausgehen, sind heute nur noch bedingt einsetzbar. Inzwischen müssen die Geschäftsprozessmodelle von Unternehmen rasch auf die sich häufig verändernden Rahmenbedingungen angepasst werden. Allerdings bieten die heutigen Methoden zum Geschäftsprozessmanagement dafür nur begrenzt Unterstützung. Daher erweisen sich Änderungen am Prozessmodell häufig als aufwändig und teuer.

Als Teil des Forschungsverbunds ForFlex werden beim Forschungsprojekt Flex.Act Wege untersucht, Geschäftsprozessmodelle sowohl zentral durch Prozessentwurf-Teams als auch dezentral seitens der einzelnen Fachabteilungen zu entwerfen. Dieses hybride Vorgehen ermöglicht es einerseits, Geschäftsprozesse ohne Beteiligung eines Prozessentwurf-Teams kontinuierlich und autonom anzupassen. Andererseits ist es möglich, die Geschäftsprozesse zentral auszuwerten. In Anlehnung an Vorbilder aus der Natur wird ein solches System als „emergent“ bezeichnet.

Projektbeschreibung

Motivation

Die Gestaltung von Geschäftsprozessen im Rahmen des Business Process Managements ist in der Regel ein iterativer Vorgang (vgl. Abbildung 1). In Anlehnung an den sogenannten Deming-Kreislauf aus dem Prozessmanagement werden zunächst aus dem Ist-Zustand Verbesserungspotentiale abgeleitet (Plan). Diese stellen die Grundlage für eine testweise und explorative Teilimplementierung des neuen Prozesses dar (Do). Diese partielle Umsetzung wird anschließend überprüft (Check). Wenn sich die Änderungen im Kleinen bewährt haben, werden sie schließlich vollständig umgesetzt (Act). Das Konzept eines solchen Steuerungskreislaufs ist keineswegs nur auf das Prozessmanagement beschränkt; es ist allgemein im betriebswirtschaftlichen Umfeld weit verbreitet.

Dieser Kreislauf wird auf verschiedenen Ebenen des Geschäftsprozessmodells eines Unternehmens durchlaufen: Beim Business Process Management wird zwischen strategischer, taktischer und operativer Ebene unterschieden. Jede dieser drei in Abbildung 2 dargestellten Abstraktionsebenen beherbergt das Prozessmodell des Unternehmens in jeweils unterschiedlicher Detailstufe. In der operativen Ebene liegt ferner noch das Workflow-Modell, welches das operative Prozessmodell um technische Unterstützungssysteme ergänzt. Workflow-Modelle werden von sogenannten Workflow-Management-Systemen eingelesen und ausgeführt. Workflow-Management-Systeme erlauben einerseits eine Automatisierung von Prozessen und andererseits eine automatische Erfassung von Leistungsmaßen (so genannte Key Performance Indicators; kurz KPI) für eine spätere Auswertung der Prozessleistung.

Das eben vorgestellte Vorgehen beim Entwurf von Geschäftsprozessen krankt daran, dass eine ganze Reihe von Modellen für Geschäftsprozesse entworfen werden: Das strategische Geschäftsprozessmodell, das taktische Geschäftsprozessmodell, das operative Geschäftsprozessmodell sowie das Workflow-Modell. Diese Modelle stellen aber letztlich nur unterschiedliche Sichten mit verschiedenen Abstraktionsniveaus auf das gleiche Modell dar. Schließlich beschreiben sie alle die Prozesse eines Unternehmens. Wenn nun ein Prozess verändert oder angepasst werden soll, müssen mehrere Modelle verändert werden. Mehrere Modelle gleichzeitig zu verändern, birgt jedoch die Gefahr in sich, dass die Modelle im Laufe der Zeit inkonsistent werden. Um dieser Inkonsistenz entgegen zu wirken, müssen aufwändige Qualitätssicherungsmaßnahmen eingesetzt werden, die sowohl den Zeitbedarf als auch die damit verbunden Prozesskosten in die Höhe treiben.

Es hat sich in der Praxis gezeigt, dass die Modellinstanzen im Laufe der Zeit zusehends vom Prozessmodell divergieren. Einmal existierende Organisations- und Prozessmodelle werden häufig nicht mehr angepasst. Das liegt einerseits daran, dass das Modellierungs-Know-how oft bei externen Beratern liegt, die im Rahmen von Business-Process-Reengineering-Projekten das Unternehmen für begrenzte Zeit unterstützen. Andererseits verlassen auch Mitarbeiter des Unternehmens nach dem Projektabschluss das Team. Eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Prozessmodelle wird so deutlich erschwert.

Zwar ist das Prozess-Design-Team während der Projektlaufzeit meist mit genügend Modellierungs-Know-how ausgestattet; häufig sind aber Stakeholder, die über operatives Wissen verfügen, in diesen Teams unterrepräsentiert. Das führt bisweilen dazu, dass die Prozessmodelle unzureichend auf die Bedürfnisse von operativen Organisationseinheiten eingehen. Ferner haben die operativen Organisationseinheiten nur wenige Möglichkeiten, die Prozessmodelle selbst anzupassen. Vielmehr müssen Anpassungen am Prozessmodell über Änderungsanträge an das Process-Design-Team eingebracht werden. Eine flexible Reaktion auf sich kurzfristig verändernde Marktbedingungen ist auf diesem Weg kaum möglich.

Vorgehen

Im Rahmen des Forschungsprojekts Flex.Act werden Wege gesucht, diese vier Modelle in ein gemeinsames Modell zu integrieren. Verschiedene Sichten auf das Modell erlauben es den Stakeholdern, das Modell aus der jeweils relevanten Perspektive und dem notwendigen Abstraktionsniveau zu betrachten.

Statt dem bisher hauptsächlich praktizierten „Top-Down“-Ansatz zu folgen, wird der dezentralisierte „Bottom-Up“-Ansatz mit dem zentralisierten „Top-Down“-Ansatz kombiniert. Abbildung 3 veranschaulicht das Prinzip: Einerseits sollen Organisationseinheiten in die Lage versetzt werden, Teile des Prozessmodells autonom (also dezentral) zu gestalten. Andererseits soll nicht völlig auf einen zentralisierten Entwurf verzichtet werden: Ohne gemeinsame Vorgaben sind unternehmensweite Analysen von Geschäftsprozessen kaum möglich.

Ziele

• Kombination von Bottom-up und Top-Down-Ansätzen zur Entwurf von Geschäftsprozessen
• Nutzung des operativen Know-hows von Organisationseinheiten
• Operative Organisationseinheiten ohne dezidierte IT-Abteilung in die Lage versetzten, Einfluss auf Prozesse und die damit verbunden Workflows zu nehmen